1. Les licences

1.1 Quels sont les services soumis à une licence ?

• la levée, le tri, le transport et la distribution des envois postaux jusqu’à 2 kg. Un envoi postal est un envoi portant une adresse sous la forme définitive dans laquelle il est acheminé par le prestataire du service universel. Il s’agit en plus des envois de correspondance, par exemple de livres, de catalogues, de journaux, de périodiques et de colis postaux contenant des marchandises avec ou sans valeur commerciale ;
• la levée, le tri, le transport et la distribution des colis postaux jusqu’à 10 kg ; 
•  la distribution des colis postaux reçus d’autres Etats membres de l’Union européenne et pesant jusqu’à 20 kg ;
• les services relatifs aux envois recommandés et aux envois à valeur déclarée.

Le service postal universel comprend aussi bien les services nationaux que les services transfrontières.

Il est à noter que certains services sont actuellement réservés à La Poste SA (voir l’article 144octies, § 1er, de la loi du 21 mars 1991), et ne peuvent par conséquent pas être prestés par une autre entreprise. Il s’agit du traitement des envois de correspondance intérieure dont le prix est inférieur à 1,3 EUR pour autant que leur poids soit inférieur à 50 grammes. Les opérateurs postaux (personnes physiques ou morales) nationaux ou étrangers fournissant
déjà un service postal universel ont jusqu’au 17 juin 2006 pour introduire une demande de licence. A partir de l’introduction de la demande de licence, ils peuvent continuer à exercer leur activité, à titre transitoire, jusqu’à la date où une décision définitive leur est notifiée.

1.2 Que doit contenir une demande de licence ?

Les éléments suivants doivent s’y trouver :

1.  Nom et adresse du demandeur ainsi que l’adresse d’exploitation en Belgique (y compris le siège social ou d’exploitation en Belgique) ;
2. Une description fonctionnelle, géographique et commerciale de l’exploitation et la date d’ouverture commerciale du service ;
3. Un plan financier duquel il ressort que le demandeur est capable d’exécuter de façon normale l’activité prévue en respectant les normes de qualité pour une durée d’au moins deux ans.

Ce dossier doit être introduit à l’aide du formulaire.
La demande doit être signée et datée.

1.3 À qui doit être adressée la demande ?

La demande doit être faite par recommandé postal adressé à l’Institut :

IBPT
Service du Secteur postal
Boulevard du Roi Albert II, 35 
1030  BRUXELLES

L’IBPT envoie dans les 30 jours calendrier à dater de l’introduction de la demande une recommandation et une facture pour le paiement de la redevance. Si l’entreprise n’a pas d’observation, la licence est accordée dans les 15 jours (la licence est valable pendant 10 ans). Si une demande est incomplète, l’IBPT informe le demandeur qu’il a 60 jours pour compléter son dossier. En l’absence de réponse dans les délais, la demande est rejetée.
Le dépôt d’une demande de licence coûte € 375 par catégorie de service. Ce montant fera l’objet d’une facture après réception de la demande et devra être versé sur le compte 679-1692923-79 de l’Institut avant l’octroi de la licence.

1.4 Quelles sont les obligations liées à cette licence ?

L’octroi de la licence individuelle est subordonné à l’engagement du demandeur à respecter et à faire respecter les éléments suivants par les sous-traitants et, le cas échéant, par toute personne lui procurant du personnel :

• Durée de l’expédition, régularité, respect de la zone géographique et fiabilité des services.
• Régularité : les services ne peuvent être limités ou suspendus, sauf en cas de force majeure ou pour des raisons techniques indépendantes de la volonté du prestataire. En cas d’interruption ou d’arrêt des prestations de services non réservés qui relèvent du service universel, l’opérateur postal est tenu d’en informer immédiatement l’Institut et le plus rapidement possible les utilisateurs.
• Par fiabilité, on entend que le demandeur de licence ou le titulaire de licence mette en oeuvre des moyens suffisants et notamment une infrastructure minimale, suffisamment de personnel et un processus opérationnel adéquat, pour assurer la prestation de services postaux compris dans le secteur postal universel non réservé.
• Une procédure de réclamation doit être déterminée et appliquée.
• Les conditions générales de vente comprennent les informations concernant les tarifs, les règles et procédures visant à définir les responsabilités en cas de perte ou de détérioration des envois postaux, les procédures de réclamation et les critères de qualité à respecter. Ces conditions générales de ventes doivent être mises à la disposition des utilisateurs de manière simple.
• La couverture de la zone géographique sur laquelle s’étend la licence ainsi que la durée d’expédition s’y rapportant doit être respectée. (le demandeur de licence doit couvrir au moins une commune).
• À l’exception des journaux, les envois postaux doivent être revêtus d’une empreinte permettant de déterminer le prestataire de service universel non réservé ayant traité l’envoi. Cette empreinte comportera au moins : Les coordonnées du prestataire du service universel non réservé ; Le numéro de sa licence.
• Un service des envois non distribuables doit être prévu.
• L’opérateur ne peut prester les services réservés à La Poste.
• L’opérateur doit communiquer son chiffre d’affaires à l’IBPT.

Exigences essentielles :

• Confidentialité de la correspondance et protection de la vie privée ; 
• Respect de la sécurité du réseau et de l’environnement ; 
•  Interdiction de transporter des matières dangereuses ; 
•  Interdiction de traiter des envois qui porteraient extérieurement des éléments contraires aux bonnes moeurs.

Principes tarifaires : les tarifs de chacun des services faisant partie de la prestation du service universel sont fixés selon les principes suivants :

• Les prix doivent être abordables et tels que tous les utilisateurs aient accès aux services offerts ;
• Les prix doivent être orientés sur les coûts du service universel ;
• Les tarifs doivent être transparents et non discriminatoires
• Les tarifs sont identiques sur toute l’étendue du territoire du Royaume quels que soient les lieux de levée et de distribution.

L’IBPT peut effectuer des contrôles afin de s’assurer que toutes les obligations liées aux licences sont bien respectées.

2. Les déclarations

2.1 Quels sont les services soumis à déclaration ?

La déclaration doit être introduite à l’Institut par toute personne physique ou morale qui fournit ou qui désire fournir un service postal non compris dans le service postal universel. Cette déclaration doit être faite au plus tard quatre semaines avant le début de la prestation de service pour toute entreprise souhaitant fournir un tel service ou au plus tard le 17 avril 2006 (soit trois mois après la publication de l’arrêté royal au Moniteur belge) pour toute personne physique ou morale fournissant déjà un tel service. Dans les trois semaines qui suivent la réception par l’Institut de la déclaration, l’IBPT transmet à la personne concernée, par lettre recommandée, un accusé de réception y afférent.

2.2 Que doit contenir une demande de déclaration ?

La déclaration doit être introduite à l’Institut par toute personne physique ou morale qui fournit ou qui désire fournir un service postal non compris dans le service postal universel. Cette déclaration doit être faite au plus tard quatre semaines avant le début de la prestation de service pour toute entreprise souhaitant fournir un tel service ou au plus tard le 17 avril 2006 (soit trois mois après la publication de l’arrêté royal au Moniteur belge) pour toute personne physique ou morale fournissant déjà un tel service. Dans les trois semaines qui suivent la réception par l’Institut de la déclaration, l’IBPT transmet à la personne concernée, par lettre recommandée, un accusé de réception y afférent.

La demande doit contenir les éléments suivants :

• nom de l’opérateur et adresse complète;
• description fonctionnelle, géographique et commerciale de l’exploitation et la date de l’ouverture commerciale du service.

Ce dossier doit être introduit à l’aide du formulaire.
La demande doit être datée et signée.

2.3 À qui doit être adressée la demande de déclaration ?

La demande doit être faite par recommandé postal adressé à l’Institut :

IBPT
Service du Secteur postal
Boulevard du Roi Albert II, 35
1030 BRUXELLES

Le dépôt d’une déclaration coûte € 250.
Cette somme est à verser sur le compte : 679-1692923-79 dès réception d’une facture.

2.4 Quelles sont les obligations liées à cette déclaration ?

La déclaration porte engagement du déclarant à respecter et à faire respecter par les
soustraitants et par toute personne lui procurant du personnel les obligations suivantes :

• la confidentialité de la correspondance ; 
• la sécurité du réseau et respect de l’environnement; 
• la protection de la vie privée ; 
• l’interdiction de transporter et de distribuer des envois qui porteraient extérieurement des inscriptions manifestement contraires aux bonnes moeurs ou à l’ordre public ; 
•  l’interdiction de fournir le service postal relevant des services réservés.

Toute demande d’information peut être adressée à l’Institut à l’adresse électronique suivante : postalsector@ibpt.be

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